各嘎查村社区：

现将《乌审召镇档案管理工作制度》印发给你们，请结合工作实际，认真贯彻落实。

                                                                              

                                                                               乌审召镇人民政府        

                                            2023年11月29日   

 

 

 

乌审召镇档案管理工作制度

 

一、档案室工作职责

1、本单位档案室由专人管理，非专管人员不得擅自入室。

2、档案室内严禁烟火、住人和存放食品杂物；不准放置易燃、易爆物品，保持消防道路畅通；有防火、防盗、防虫、防光、防霉、防潮、防高温、防有害气体等设备和措施。

3、档案、资料、装具、设备等入室之前必须检查、清洁、消毒，发现有虫、霉和被污染的档案资料，应及时杀虫、去污、除霉。

4、档案室内档案、资料必须按规定科学分类、整理、编目，做到存放有序，排列整齐，编目准确，调阅方便。

5、建立统计台账。严格档案、资料的接收、调出、借阅、销毁、审批、登记手续。档案人员变动时，交接手续清楚。

6、定期检查室藏全部档案，如实填写检查记录，发现问题，及时报告并采取相应措施。

7、经常保持档案室内外整洁，下班前要认真检查门、窗、电器、电源情况，人离断电、落锁。

二、档案立卷归档制度

1、归档范围：凡本单位工作活动中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的文件材料均属本单位的归档范围。

2、归档时间：文书材料在形成的次年6月份前立卷归档；各股室业务档案于形成的次年6月份立卷归档；基建档案于其工程竣工验收后6个月内移交；设备档案于其安装调试后1个月内移交；录像、照片拍摄完工后，由负责此项工作的人员整理并填写说明，及时立卷归档。

3、归档要求：归档文件材料必须完整、准确、系统、能反应本股室专业工作的真实内容和历史过程，归档文件形成后必须字迹工整、图样清晰，禁用纯蓝墨水、圆珠笔(或复写)及铅笔等书写，以利于长期保存。归档文件材料按照文件的形成规律和问题结合年代特征，保持历史联系，区分保存价值，科学分类、规范立卷。

三、档案保管制度

1、要认真落实档案库房防光、防尘、防火、防盗、防潮、防霉、防高温、防虫害等措施，确保档案的安全；

2、档案库房案卷排列有规可循，便于管理和利用；

3、坚持做好库房温湿度记录，并根据需要，采取相应的措施，使档案库房保持在较适应档案保存的温湿度范围内；

4、要定期检查库藏档案资料，发现有破损的档案，要及时进行修裱，有霉菌的要及时消毒、灭菌。

5、定期检查电子档案的保管情况，确保档案数据的安全、可用。

6、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律，不得擅自涂改、拆页或销毁档案，确保档案材料的完整。

 四、档案保密制度

1、本单位档案工作人员必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《保密守则》，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守党和国家机密，又积极主动提供利用。

2、成立单位领导和有关人员参加的档案保密鉴定小组，确定本单位保密档案的密级、保密期限和解密时间。

3、记录绝密、机密、秘密的档案和文件材料必须由专人保管，分柜存放，并有保安措施。

4、查阅、利用、复制密级档案必须符合保密规定，经单位领导批准，并登记签名。

5、凡密级档案和文件材料，不准带回家，不准向亲友和无关人员泄露其内容、存放位置及保安设施。

6、管理保密档案和文件材料的人员变动时，必须严格交接手续。

五、档案统计制度

1、建立健全科学的档案统计制度，准确反映本单位档案工作的真实情况，不断提高档案工作水平，充分发挥档案统计工作的作用。

2、本单位档案统计工作由综合档案室负责。

3、档案统计工作必须坚持准确、及时、全面、科学的原则，如实反映，使档案统计工作科学化。

4、认真做好基础统计工作，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量及档案利用情况都必须登记，为提高档案管理水平和利用效率提供依据。

六、电子文件与电子档案管理制度

1、目前主要通过光盘、磁盘、硬盘等介质实现异地备份，在异地保存时必须注明日期、内容、分类等相关信息。

2、专网或局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

3、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

4、检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、硬盘等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。

5、电子文件的保管期限参照国家、自治区、市关于文件材料保管期限的现行有关规定执行。

6、封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

7、查阅利用应在许可范围，并遵守保密规定。

8、通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

9、销毁电子档案，需经本单位领导批准，有关部门审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

七、重大活动和重特大事件档案征集、整理、保管制度

1、在我镇行政辖区内组织举办的，具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动;重特大事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

2、重大活动和重特大事件的办理或应对股室、二级单位和嘎查村、社区，或者专门设立的临时机构，负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向档案室移交。

3、工作任务(或事项)应当包括但不限于以下内容:

(1)党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，区域级论坛峰会、合作交流会、博览会、招商引资会、推介洽谈会等会议、会展活动;

(2)地区性综合性运动会及其他重大杯赛、联赛、锦标赛、冠军赛等赛事活动;

(3)以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动;

(4)自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件应对活动。

4、应当将重大活动和重特大事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归:

(1)领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，按照分工或职责形成的其他文件材料;

(2)照片、录音、录像;

(3)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息;

(4)印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案;

(5)其他具有保存利用价值的文件材料。

5、应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和重特大事件文件材料进行组件(卷)、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。

八、档案利用和借阅制度

1、本单位档案室的档案资料主要供本单位和上级主管部门利用；利用密级档案须经单位领导批准。

2、凡利用本室档案、资料者都应按规定填写《查阅档案登记表》。

3、档案原件一般不借出档案室，因特殊情况需要借出时，须经单位领导批准；密级档案、特殊重要的档案借出档案室时，须经单位领导文字批准、借出时间不得过超过7天，到期仍需利用的，应办理延期借阅手续。

4、爱护档案资料，不准在档案上打点、划线、折角、或做其他记号，更不准涂改和撕、拆档案；借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。

5、阅档室内严禁吸烟，阅档桌上不准摆放茶杯、墨水等有可能污染档案的物品。

6、利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室应详细填写利用效果登记。

7、利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经单位领导批准，不得擅自公布档案。

九、档案鉴定、销毁制度

１、档案鉴定小组负责单位档案鉴定领导和组织实施工作。

２、档案的鉴定根据《中华人民共和国档案法》、档案行政管理部门有关规定及本单位《档案保管期限表》，逐卷或逐件进行。

３、鉴定方法：以鉴定人员对每卷档案进行实地审阅，写出鉴定意见，然后送鉴定小组复审鉴定。

4、需销毁的档案，由档案室提出建议，经分管领导批准后方可执行。

5、监销人员在销毁档案前，认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由综合档案室归全宗卷。

十、档案移交接收制度

1、严格执行档案集中统一管理原则，凡在我镇工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应移交镇档案室保存。

2、各内设股室、二级单位，各嘎查村、社区，按立卷归档要求，接受镇档案室业务指导与监督，将已形成的案卷和归档材料，移交给档案业务指导与监督人员。档案业务指导人员应对立卷部门的案卷和归档材料进行检查，对不合格的归档材料提出改正要求。不合要求的案卷和归档材料由立卷部门更正，经检查合格后，方可办理移交接收手续。

3、镇所属各单位各嘎查村、社区于次年11月底前将案卷及目录一并移交镇档案室归档，移交接收档案，必须履行交接手续，交接双方根据移交目录，逐一清点核对无误后，在档案移交清单上签名盖章，档案移交清单一式两份，分别由移交单位和接收单位保存。

4、专、兼职档案管理人员工作变动时，必须在办完档案、文件移交手续后，方可调离岗位。